A importância da gestão documental no contexto do acesso aos documentos e difusão dos arquivos

Aline Marcia Prade, Carlos Blaya Perez

Resumo


Para que os arquivos possam proporcionar aos usuários conhecimento e cultura, estes devem estar preparados para desenvolver a gestão documental, tanto nos documentos analógicos quanto nos digitais/eletrônicos. Após realizar a gestão documental, os arquivos estarão aptos a elaborar programas de difusão para que os usuários encontrem mais facilidades no acesso aos documentos. Dentre as ferramentas que podem ser utilizadas para desenvolver a difusão nos arquivos, destaca-se o Marketing que facilita as relações entre os usuários e o arquivo. Neste contexto, o objetivo da pesquisa é demonstrar as contribuições que a gestão documental traz para incrementar o acesso aos documentos e facilitar o processo de difusão. Contudo, estes aspectos serão apresentados em conformidade com uma pesquisa de natureza teórica, elaborada por meio de levantamento bibliográfico e revisão de literatura sobre os temas gestão documental, acesso e difusão nos arquivos. Como resultados, pode-se destacar que a gestão documental, o acesso e a difusão estão intimamente relacionados, complementando-se conforme são desenvolvidos no arquivo. Desta forma, tanto o arquivo quanto os usuários saem ganhando, por um lado os arquivos agilizam o acesso aos documentos, além de ampliar a gama de usuários e, por outro lado, os usuários são beneficiados ao receber as informações fidedignas. 


Palavras-chave


Arquivos; Gestão Documental; Acesso; Difusão; Usuários

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