Sistemas de gestão documental em Florianópolis: análise de funcionalidades baseada nos requisitos do E-ARQ Brasil

Suéllem Chrystina Leal da Silva, Sonali Paula Molin Bedin

Resumo


As tecnologias presentes na sociedade do século XXI são desenvolvidas e modificadas em velocidade surpreendente. Nesse contexto, diversas instituições passaram a utilizar mecanismos no meio digital para gerenciar suas informações/documentos. O presente artigo tem por objetivo analisar sistemas de gestão documental desenvolvidos em Florianópolis eé resultado do trabalho de conclusão de curso de Graduação em Arquivologia. Aborda a gestão documental e apresenta a discussão entre gestão de documentos eletrônicos (GED) e gestão arquivística de documentos eletrônicos (GEAD) traçando seus principais aspectos e a importância da aplicação dos requisitos sugeridos pelo e-ARQ Brasil para os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). A análise foi realizada no setor tecnológico de Florianópolis, tem cunho descritivo e abordagem quantitativa e qualitativa. Foram investigadas cinco empresas no ramo de software de gestão documental com coleta de dados por meio de entrevista e questionário com perguntas focadas na análise de requisitos dos sistemas. Particularmente, apenas os requisitos obrigatórios mais representativos, abordando todos os quatorze itens referentes a funcionalidade dos sistemas mencionados no e-ARQ Brasil, foram utilizados. Os resultados obtidos indicam que poucas empresas conhecem o e-ARQ e as normas e leis relacionadas aos arquivos e a gestão de documentos no Brasil. Além disso, observou-se que as funcionalidades específicas que atendem características e princípios arquivísticos não estão presentes na maioria dos sistemas avaliados. Entretanto, no que se refere segurança e a recuperação da informação, estas apresentam-se bem desenvolvidos.


Palavras-chave


Análise de requisitos e-ARQ Brasil; Gestão Eletrônica de Documentos; Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos

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