Records Management Systems in Florianópolis: Functionality Analysis Based on the Requirements from e-ARQ Brazil
Keywords:
Requirements Analysis and ARQ-Brazil, Electronic Document Management, Computerized Systems Archiving Document ManagementAbstract
Technologies from modern society are developed and modified at a high pace. Consequently, several companies have been adopting digital systems and tools for records management. In that light, this paper focuses on evaluating records management systems in companies from Florianópolis, Brazil. This paper is a result of a Bachelor thesis in Archivology. A review on records management as well as the main features of electronic records management and archival management of electronic documents is presented. Also, the application importance of the requirements from e-ARQ Brazil in computerized record management systems is discussed. The presented investigation is essentially descriptive and presents qualitative and quantitative results. The investigation was performed in Florianópolis’ technology sector; specifically, five records management software companies were investigated. Data were collected based on interviews and questionnaires focused on requirements analysis of the system. Notice that this analysis covered only the most representative compulsory requirements considered by e-ARQ. In spite of that, the fourteen e-ARQ items related to the functionality of systems were accounted for in the analysis. The obtained results indicate that few companies acknowledge the e-ARQ as well as the Brazilian legislation on archives and record management. Moreover, it was observed that functionalities related to archival characteristics and principles are missing in most of the evaluated systems. Nonetheless, regarding information security and retrieval, the evaluated systems are well developed.
Downloads
References
ALMEIDA, R.; RODRIGUES, Ana Célia. Identificação de tipologias documentais como parâmetro para avaliação de documentos contábeis. In: VII CONGRESO DE ARCHIVOLOGIA DEL MERCOSUR, 2007, Viña del Mar, Chile. Actas del VII Congreso... 2007.
ANGELONI, Maria Terezinha (Org.). Organizações do Conhecimento: Infra-estrutura, Pessoas e Tecnologia. São Paulo: Saraiva, 2008. p. 328-329.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 10520: informação e documentação: citações em documentos. Rio de Janeiro, 2011.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6022: informação e documentação: artigo em publicação periódica científica impressa. Rio de Janeiro, 2003.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: referências elaboração. Rio de Janeiro, 2002.
BERNARDES, I. P. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto como fazer, v.1). Disponível em: <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf1.pdf >. Acesso em: 25 mar. 2012.
BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATTORE, Hilda. (Coords.). Gestão Documental Aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008. 54 p.
BERWANGER, Ana Regina. Arquivos Empresariais. In: Anais do VI Encontro Catarinense de Arquivos. Revista Ágora, Florianópolis, n. 6, set. 1994. Disponível em: <http://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/318/pdf > Acesso em: 08 nov. 2013.
BRASIL. Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, 29, n. 6, p. 455, jan. 1991. Disponível em: <http://www.lexml.gov.br/urn/urn:lex:br:federal:lei:1991-01-08;8159 >. Acesso em: 28 mar. 2013.
BRASIL. Resolução do Conselho de Ministros n.º 91/2012. Aprova o Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (RNID). Diário Oficial da República Federativa do Brasil, n. 216, p. 6460, nov. 2012. Disponível em: < http://dre.pt/pdf1sdip/2012/11/21600/0646006465.pdf >. Acesso em: 02 nov. 2013.
BONA, C. Avaliação de processos de software: um estudo de caso em XP e ICONIX. 2002. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Pós-Graduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2002.
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-Arq Brasil. Versão 1.1. 2011. 178 p. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/earqmet/earqbrasilv1.1.pdf >. Acesso em: 18 maio 2013.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Por um modelo de formação arquivística. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 14., 2000, Sevilha, Espanha. Anais... Servilha, 2000.
CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivos físicos e digitais. Brasília: Thesaurus, 2007.
FONSECA, Maria Odila. Informação, arquivos e instituições arquivísticas. Arquivo e Administração, v. 1, n. 1, p. 33-44, jan./jun. 1998.
INNARELLI, Humberto Celeste. Preservação digital e seus dez mandamentos. In: SANTOS, Vanderlei B. dos; INNARELLI, Humberto C.; SOUZA, Renato T. B. de. Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. Distrito Federal: SENAC, 2007. p. 21-75.
JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Acervo, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul./dez. 1987. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/media/v.2,n.2,jul.dez.1987.pdf >. Acesso em: 20 jun. 2013.
OLIVEIRA, J. F. de. Sistema de informação: um enfoque gerencial inserido no contexto empresarial e tecnológico. São Paulo: Érica, 2000, 178 p.
PAZIN, M. C. de C. Tipologia Documental como instrumento de avaliação. In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 1, 2004, Brasília. Anais... Brasília. 2004. 1 CD-ROM.
PREFEITURA MUNICIPAL DE FLORIANÓPOLIS. Polo tecnológico. 2013. Disponível em: <http://www.pmf.sc.gov.br/entidades/smctdes/index.php?cms=polo+tecnologico&menu=4 >. Acesso em: 13 abr. 2013.
ROUSSEAU, Jean Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. 1. ed. Lisboa: Dom Quixote, 1998. 356 p.
SANTOS, Paulo Elian dos. Arquivologia no laboratório: teoria, métodos e práticas de uma disciplina. In: CONFERÊNCIA DA SUV E ENCONTRO DE ARQUIVOS CIENTÍFICOS, 4., 2009, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro: MAST; Fundação Casa de Rui Barbosa, 2009. Disponível em: <http://www.mast.br/pdf/anais_da_conferencia_da_suv_e_iv_encontro_de_arquivos_cientificos.pdf >. Acesso em: 31 out. 2013.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2005. 149 p.
VALENTIM, M. L. P.. Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e conhecimento. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v. 3, n. 4, p. 1-13, ago. 2002. Disponível em: <http://www.dgz.org.br/ago02/Art_02.htm >. Acesso em: 22 de jun. 2013.
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
DECLARAÇÃO DE ORIGINALIDADE E CESSÃO DE DIREITOS AUTORAIS
Declaro que o artigo submetido é original, não tendo sido encaminhado à publicação em qualquer outro periódico nacional ou internacional, quer seja em parte ou em sua totalidade.
Declaro, ainda, que uma vez publicado na Ágora - ISSN 0103-3557, Florianópolis, Brasil , editada pelo Curso de Graduação em Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina, o mesmo não será submetido por mim ou por qualquer um dos demais co-autores a qualquer outro periódico. Através deste instrumento, em meu nome e em nome dos demais co-autores, porventura existentes, cedo os direitos autorais do referido artigo à ÁGORA: Arquivologia em debate e declaro estar ciente de que a não observância deste compromisso submeterá o infrator a sanções e penas previstas na Lei de Proteção de Direitos Autorias (Nº9610, de 19/02/1998).
Esta revista proporciona acesso público a todo seu conteúdo, seguindo o princípio de que tornar gratuito o acesso a pesquisas gera um maior intercâmbio global de conhecimento. Tal acesso está associado a um crescimento da leitura e citação do trabalho de um autor.
Para maiores informações sobre esta abordagem, visite Public Knowledge Project, projeto que desenvolveu este sistema para melhorar a qualidade acadêmica e pública da pesquisa, distribuindo o OJS, assim como outros software de apoio ao sistema de publicação de acesso público a fontes acadêmicas.
Os nomes e endereços de e-mail neste site serão usados exclusivamente para os propósitos da revista, não estando disponíveis para outros fins.
This journal provides open access to all of it content on the principle that making research freely available to the public supports a greater global exchange of knowledge. Such access is associated with increased readership and increased citation of an author's work. For more information on this approach, see the Public Knowledge Project, which has designed this system to improve the scholarly and public quality of research, and which freely distributes the journal system as well as other software to support the open access publishing of scholarly resources. The names and email addresses entered in this journal site will be used exclusively for the stated purposes of this journal and will not be made available for any other purpose or to any other party.
Ágora, ISSN 0103-3557, está licenciada sob uma licença Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
