The use of indexing and vocabulary control in archives: an investigation within the Brazilian State Public Archives

Authors

  • Jéssica Ferreira de Sousa Azevedo Arquivista e Mestranda em Ciência da Informação pela Universidade Federal Fluminense
  • Rodrigo de Sales Professor do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal de Santa Catarina

Keywords:

Indexing in Archive, Information Retrieval, Indexing, Vocabulary Controlled

Abstract

In the archival environment, one way to improve access to documents is to improve the information retrieval process. Among the possible perspectives to approach the issue of information retrieval, indexing occupies an important place, because it facilitates the retrieval of documents through the extraction of terms that operate as access points to their contents. Such terms, which function is to act as descriptors of document contents, may come from a controlled vocabulary that standardizes and facilitates the search for information. This article presents the results of a research that sought to analyze the use of indexation and vocabulary control in Brazilian state public archives. For that, was used as methodological procedure a case study, made possible through a questionnaire composed of opened and closed questions, sent to the Brazilian state public archives, used for the information gathering stage. This procedure allowed us to understand how the archives investigated address the theoretical and practical issues related to indexing and vocabulary control. The results point out that, in fact, the indexing process and the instruments of terminological control are still very incipient subjects in Brazilian archival practice, especially in public archives.

Downloads

Download data is not yet available.

Author Biographies

Jéssica Ferreira de Sousa Azevedo, Arquivista e Mestranda em Ciência da Informação pela Universidade Federal Fluminense

Mestranda em Ciência da Informação e graduanda do curso de Biblioteconomia e Documentação, ambos na Universidade Federal Fluminense. Graduada em Arquivologia, foi bolsista de iniciação científica e realizou Mobilidade Acadêmica durante um semestre na Universidade Federal do Espírito Santo. Também possui graduação em Design de Interiores (2012). Proficiente em inglês pela Universidade de Michigan.

Rodrigo de Sales, Professor do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal de Santa Catarina

Professor Adjunto do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal de Santa Catarina. Doutor em Ciência da Informação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP/Marília). Mestre em Ciência da Informação e Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Líder do Grupo de Pesquisa Estudos em Organização do Conhecimento: abordagens teóricas, metodológicas e historiográficas. Pesquisador do Núcleo de Estudos em Informação e Mediação Comunicacionais Contemporâneas (NEIMCOC). Temas de estudo: organização do conhecimento, organização da informação, classificações bibliográficas, classificações arquivísticas, indexação e linguagens documentárias.

References

ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de. Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007.

ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; ALBUQUERQUE, Sérgio Farias de. Métodos, técnicas e instrumentos de organização e gestão da informação nas organizações. In: BATISTA, Dulce Maria Baptista; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de (org.). Organização da informação: abordagens e práticas. Brasília: Thesaurus, 2015.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). NBR 12676: métodos para análise de documentos - determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. Rio de Janeiro, 1992.

BARROS, Thiago Henrique Bragato. A Indexação e a Arquivística: aproximações iniciais no universo teórico da organização e representação do conhecimento. Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação, Florianópolis, v. 21, n. 46, p. 33-44, maio/ago., 2016.

BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Diário Oficial da União, Brasília, DF. 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm. Acesso em: 19 jul. 2016.

BRASIL. LEI 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário oficial da República Federativa do Brasil. Brasília, DF. 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm. Acesso em: 10 jun. 2016.

BRASIL. LEI n. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário oficial da República Federativa do Brasil. Brasília, DF. 2011. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm. Acesso em: 18 jul. 2016.

BRASCHER, Marisa; CAFÉ, Lígia. Organização da informação ou organização do conhecimento?. Comunicação oral apresentada no IX ENANCIB ao GT-02 - Organização e representação do conhecimento, São Paulo, 2008.

CINTRA, Anna Maria Marques, et al. Para entender as linguagens documentárias. 2. ed. São Paulo: Polis, 2002.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). NOBRADE: norma brasileira de descrição arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2. ed. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, 2013. Cadernos técnicos do Arquivo Público Mineiro. n. 3.

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sanchez Rupieréz, 2008.

DÍAZ, Juan Carlos Galende; RUIPÉREZ, Mariano García. El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística. Revista General de Información y Documentación. Madrid: 2003. n. 2.

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p.

INDOLFO, Ana Celeste et al. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. 49 p.

KOBASHI, Nair Yumiko. Vocabulário controlado: estrutura e utilização. Escola Nacional de Administração, 2008. (Texto preparado para subsidiar o debate sobre vocabulário controlado da Pesquisa Mapeamento para a reunião da Rede de Escolas do Governo).

LARA, Marilda Lopes Ginez de. Linguagens documentárias, instrumentos e mediação e comunicação. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São Paulo, v. 26, n. 1/2, p. 72-80, jan./jun. 1993.

LIMA, José Leonardo Oliveira; ALVARES, Lillian. Organização e representação da informação e do conhecimento. In: ALVARES, Lillian (org.). Organização da informação e do conhecimento: conceitos, subsídios interdisciplinares e aplicações. São Paulo: B4 Editores, 2012. 248 p. 21-48.

MARTINS, Paula Ligia. Acesso à informação: um direito fundamental e instrumental. Acervo, Rio de Janeiro, v. 24, n. 1, p. 233-244, jan./jun. 2011.

NOVELLINO, Maria Salete Ferreira. Instrumentos e metodologias de representação da informação. Informação & Informação, Londrina, v. 1, n. 2, p. 37-45, jul./dez. 1996.

PETERSON, Trudy Huskamp. Um Projeto Sobre Acesso. Acervo, Rio de Janeiro, v. 24, n. 1, p. 217-232, jan./jun. 2011.

PINTO, Mariane Costa. A indexação na recuperação da informação em arquivos: uma abordagem inicial. Ágora, Florianópolis, v. 26, n. 52, p. 141-150, jan./jun. 2016.

RIBEIRO, Cândida Fernanda Antunes. Indexação e controlo de autoridade em arquivos. Porto: Câmara Municipal, 1996.

RIBEIRO, Cândida Fernanda Antunes. O acesso à informação nos arquivos. Porto. 1998. Dissertação (Doutorado em Arquivística) – Faculdade de Letras, Universidade do Porto, Porto, 1998.

RIBEIRO, Cândida Fernanda Antunes. Organizar e representar informação: apenas um meio para viabilizar o acesso?. Revista da faculdade de letras, ciências e técnica do património, Porto, v. 4, p. 83-100, 2005.

RODRIGUES, Georgete Medleg. A representação da informação em arquivística: uma abordagem a partir da perspectiva da Norma Internacional de Descrição Arquivística. In: RODRIGUES, Georgete Medleg.; LOPES; Ilza Leite (orgs.). Organização e representação do conhecimento na perspectiva da ciência da informação. Brasília: Thesaurus, 2003. p. 210-229.

RODRIGUES, Georgete Medleg. Legislação de acesso aos arquivos no Brasil: um terreno de disputas políticas pela memória e pela história. Acervo, Rio de Janeiro, v. 24, n. 1, p. 257-286, jan./jun. 2011.

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.

RUBI, Milena Polsinelli; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Elementos de política de indexação em manuais de indexação de sistemas de informação especializados. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003.

SALES, Rodrigo de. Tesauros e ontologias sob a luz da teoria comunicativa da terminologia. Florianópolis. 2008. 164 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação), Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2008.

SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: teoria e prática. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.

SCHMIDT, Clarissa Moreira dos Santos. Arquivologia e a construção do seu objeto científico: concepções, trajetórias e contextualizações. São Paulo. 2012. 320 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Escola de Comunicações e Artes, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2012.

SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado para aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 2003. 56 p.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de. A indexação e criação de taxonomias para documentos de arquivo: proposta para a expansão do acesso e integração das fontes de informação. Brazilian Journal of Information Science: Research Trends. v. 11, n. 4, p.47-56, 2017.

Downloads

Published

2019-01-07

How to Cite

Azevedo, J. F. de S., & de Sales, R. (2019). The use of indexing and vocabulary control in archives: an investigation within the Brazilian State Public Archives. ÁGORA: Arquivologia Em Debate, 29(58), 1–17. Retrieved from https://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/742

Issue

Vol. 29 No. 58 (2019)

Section

Trabalhos de Conclusão de Curso

License

DECLARAÇÃO DE ORIGINALIDADE E CESSÃO DE DIREITOS AUTORAIS

Declaro que o artigo submetido é original, não tendo sido encaminhado à publicação em qualquer outro periódico nacional ou internacional, quer seja em parte ou em sua totalidade.

Declaro, ainda, que uma vez publicado na Ágora - ISSN 0103-3557, Florianópolis, Brasil , editada pelo Curso de Graduação em Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina, o mesmo não será submetido por mim ou por qualquer um dos demais co-autores a qualquer outro periódico. Através deste instrumento, em meu nome e em nome dos demais co-autores, porventura existentes, cedo os direitos autorais do referido artigo à  ÁGORA: Arquivologia em debate e declaro estar ciente de que a não observância deste compromisso submeterá o infrator a sanções e penas previstas na Lei de Proteção de Direitos Autorias (Nº9610, de 19/02/1998).

Esta revista proporciona acesso público a todo seu conteúdo, seguindo o princípio de que tornar gratuito o acesso a pesquisas gera um maior intercâmbio global de conhecimento. Tal acesso está associado a um crescimento da leitura e citação do trabalho de um autor.

Para maiores informações sobre esta abordagem, visite Public Knowledge Project, projeto que desenvolveu este sistema para melhorar a qualidade acadêmica e pública da pesquisa, distribuindo o OJS, assim como outros software de apoio ao sistema de publicação de acesso público a fontes acadêmicas.

Os nomes e endereços de e-mail neste site serão usados exclusivamente para os propósitos da revista, não estando disponíveis para outros fins.

This journal provides open access to all of it content on the principle that making research freely available to the public supports a greater global exchange of knowledge. Such access is associated with increased readership and increased citation of an author's work. For more information on this approach, see the Public Knowledge Project, which has designed this system to improve the scholarly and public quality of research, and which freely distributes the journal system as well as other software to support the open access publishing of scholarly resources. The names and email addresses entered in this journal site will be used exclusively for the stated purposes of this journal and will not be made available for any other purpose or to any other party.

Creative Commons License
Ágora, ISSN 0103-3557, está licenciada sob uma licença Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.