Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos: o cenário documental das Escolas Estaduais de Minas Gerais

Resumo

O presente artigo tem como premissa apresentar os resultados do Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos para verificar a existência ou não de práticas metodológicas de gestão de documentos arquivísticos utilizadas no setor de Departamento de Pessoal de Escolas Estaduais de Minas Gerais para o gerenciamento do dossiê funcional dos servidores. Para realização deste estudo, utilizou-se a pesquisa aplicada, qualitativa e quantitativa, particularizada como método misto e indutivo. Esse método permite mensurar e quantificar as respostas coletadas por meio dos instrumentos utilizados na coleta dos dados para a construção de um Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos Arquivísticos em ambientes institucionais. Quanto aos procedimentos técnicos de coleta de dados, utilizou-se a entrevista, o questionário online e a análise documental. Ao final, evidenciou que muitas práticas de Gestão de Documentos Arquivísticos utilizadas pelas escolas da rede estadual de ensino de Minas Gerais não atendem às perspectivas da própria instituição nos quesitos: organização, controle, acesso e recuperação dos documentos, pois trata-se de práticas desatualizadas e, em alguns casos, inadequadas, o que pode gerar danos para a segurança, qualidade e acessibilidade dos documentos. Assim, evidenciou-se que os atuais processos e práticas exigem uma mudança significativa no modo de operacionalização das atividades diárias dos servidores públicos que atuam no Departamento Pessoal das instituições pesquisadas, o que requer a adoção de novas práticas, métodos de organização e tratamento dos documentos.