The Study of the informational needs of users of computerized document archival management systems as a subsidy for strategic planning

Authors

Keywords:

Archival systems. , Study of users on file. , Information management. , Computerized Archival Document Management System. , Federal Senate.

Abstract

It deals with the study of informational needs of users of the Computerized System of Archival Management of Documents, having as a case study the SIGAD of the Federal Senate. The study considered a sample of 23 units (Departments) that produce and use archival information in the information system. The informational needs of the users of the units were raised through questionnaires with qualitative and quantitative questions. Supported by Dervin's Sense-Making Model (1983). Data were analyzed considering the adversities of the environment in which the activities are developed and the users' cognitive particularities. With the study, it was possible to propose basic requirements for the construction of a strategic planning model for automated archival management systems, and it was possible to conclude that the survey of users' informational needs are important subsidies for the continuous improvement of informational systems.

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Author Biographies

Thayane Alencar, Universidade de Brasília (UnB

Bacharela em Arquivologia pela Universidade de Brasília (UnB); Mestranda do Programa de Pós Graduação em Ciência da Informação (UnB); Atuou pesquisadora  pela Universidade de Brasília (UnB) entre os anos de 2018 e 2020. Atualmente é pesquisadora pela Funape vinculada à Universidade de Brasília (UnB).

Rogério Henrique de Araújo Júnior , Universidade de Brasília (UnB)

Doutor em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília e Professor Associado da Faculdade de Ciência da Informação da mesma Universidade. É líder do Grupo de Pesquisa: Estudos de Representação e Organização da Informação e do Conhecimento (EROIC) e membro do Grupo Inteligência Organizacional e Competitiva registrados no Diretório dos Grupos de Pesquisa no Brasil do CNPq e Membro da Comissão de Avaliação da Área de Arquivologia do Instituto Nacional de Pesquisas Educacionais do Ministério da Educação (INEP/MEC) desde 2006. Atuou como Coordenador do Curso de Arquivologia do Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília entre 2003 e 2004, como Vice-Diretor da Faculdade de Ciência da Informação entre 2011 e 2014, como Coordenador Substituto do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação entre 2016 e 2018. Atualmente é Vice-Diretor da Faculdade de Ciência da Informação, membro do Conselho Universitário (CONSUNI) e do Conselho de Ensino Pesquisa e Extensão (CEPE). É Pesquisador Visitante Categoria 1 na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Linhas de Ensino e Pesquisa: Representação e organização da informação; Gestão de documentos; Indexação de Documentos de Arquivo; Planejamento e gestão de sistemas de informação; Gestão do conhecimento; Inteligência competitiva

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2022-01-01 — Updated on 2022-02-08

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Alencar, T., & de Araújo Júnior , R. H. . (2022). The Study of the informational needs of users of computerized document archival management systems as a subsidy for strategic planning. ÁGORA: Arquivologia Em Debate, 32(64), 1–24. Retrieved from https://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/1052 (Original work published January 1, 2022)

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Vol. 32 No. 64 (2022)

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