Self-contained, self-referenced, and self-documented digital documents in PDF format to support extended publication

Authors

Keywords:

Self-contained document, Self-referenced document, Self-documenting document, Expanded publication, Digital document in PDF format

Abstract

The context and use of archival documents change over time, making them active agents in a society with new dynamics. Digital documents in PDF format, whether self-contained, self-referenced, or self-documented, are required in many areas such as extended publishing. Objectives: to investigate the conceptual elements and computational tools appropriate for creating self-contained, self-referenced, and self-documented digital documents in PDF format, complying with FAIR principles and in an expanded publication context; and create a procedural flow to adapt digital documents in PDF format, from course completion work, to become self-contained and self-documenting. Methods: descriptive exploratory research and bibliographic survey. The scenario for experimenting was a collection of course conclusion works. Results: conceptual presentation of the characterizations of self-contained, self-referenced, and self-documented documents and their pertinence with the FAIR principles and extended publication; choice of three tools for incorporating attachments and metadata and validation for the PDF/A standard, based on 12 functions designed considering aspects relevant to the research context; procedural flow with use demonstration to guide the user in depositing the course completion work. Conclusions: Documents with attachments and embedded metadata are important as support for extended publication due to the linking of their content to their supplementary data.

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Author Biographies

Henrique Cristovão, Universidade Federal do Espírito Santo, ES, Brasil.

Doutor em Ciência da Informação na Universidade de Brasília (UnB) com estágio de pesquisa (Doutorado Sanduíche) no Institute for Human & Machine Cognition (IHMC/EUA). Mestre em Informática na Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Bacharel em Matemática Aplicada e Computacional na UFES. Professor Adjunto na UFES, Departamento de Arquivologia. Líder do grupo de pesquisa Organização e Recuperação de Conhecimento em Rede (NetKOR), registrado no CNPq. Participa dos grupos de pesquisa: Observatório da Informação Arquivística Digital, Tecnologias da Informação e Comunicação Aplicadas à Saúde, e Inteligência Cooperativa em Redes Sociais Complexas. Editor do Brazilian Journal of Production Engineering (BJPE) na área Informação e Conhecimento. Membro da Associação Nacional de Pesquisa e Pós-Graduação em Ciência da Informação (ANCIB). Linhas de pesquisa atuais: Networked Knowledge Organization Systems, Knowledge Discovery (NKOS), Web Semântica e Linked Open Data, Modelagem Conceitual, Análise de Redes Complexas, e Organização e Gestão do Conhecimento.

Link Currículo Lattes - http://lattes.cnpq.br/5035919384923489

Willian Alves Batista, Universidade Federal do Espírito Santo, ES, Brasil.

Bacharel em Arquivologia na Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Projetos desenvolvidos, apoio na organização de arquivos institucionais na Secretaria de Avaliação Institucional da UFES e Monitoria especial e temporária para o Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas da UFES.
Link Currículo Lattes - http://lattes.cnpq.br/9673198241662286

 

Bruna Morêto Sibaldo Rocha, Universidade Federal do Espírito Santo, ES, Brasil.

Bacharelanda em Arquivologia na Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Iniciação científica na área de metadados de arquivos por um ano. Monitoria na matéria de Preservação e Conservação de Documentos I.
Link Currículo Lattes - http://lattes.cnpq.br/2366566452976746.

 

 

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2023-07-06 — Updated on 2023-07-06

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Cristovão, H., Alves Batista, W., & Morêto Sibaldo Rocha, B. (2023). Self-contained, self-referenced, and self-documented digital documents in PDF format to support extended publication. ÁGORA: Arquivologia Em Debate, 33(67), 1–25. Retrieved from https://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/1151

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Vol. 33 No. 67 (2023)

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