Analysis of Minimum Criteria in the Digitization of Documents at the Municipal Health Department of João Pessoa - SMS-JP
Keywords:
Document management, Digitization, Municipal Health Department, João PessoaAbstract
Many institutions in Brazil have been following a path of modernization in document management, and digitalization is one of the main adhesion in this process. The objective of the analysis was to verify whether the digitization of textual records on paper from the Secretaria Municipal de Saúde de João Pessoa (SMS-JP) complies with the minimum required criteria. The research was based on legislation, technical standards and specialized manuals to understand and guide digitalization requirements. The methodological approach is documentary research, applied and descriptive research, with a qualitative focus, using a single case study and participant observation. Regarding the minimum scanning requirements, the study revealed low image quality, problems with optical character recognition and lack of signature in accordance with ICP-Brazil, non-compliance with the original margins, loss of information security risks, inadequate indexing and lack of driving by a specialized professional. In conclusion, it is suggested to review digitization procedures, including the use of appropriate software and hardware, to meet the defined essential requirements for digitizing records. The research showed how complex the digitization process is, full of details and challenges, despite this, legislation and archival standards point out ways for its feasibility so that public institutions are able to maintain their records with integrity and reliability.
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