Gestión de Documentos y de Información en la Procuraduría General del Estado del Espírito Santo: estudio de las potencialidades del modelo Records Continuum

Resumen

La automatización de procesos administrativos y judiciales en el ámbito público vuelve constante el uso de sistemas de recuperación de información integrados a documentos híbridos y nacidos digitales porque garantizan la celeridad, por tanto es necesario adoptar los principios y teorías archivísticas visando el éxito de la Gestión de Documentos, promoviendo una nueva mirada sobre la teoría del ciclo de vida de los documentos. Este estudio tiene como objetivo describir los procedimientos de digitalización y automatización documental en la Procuraduría General del Estado de Espírito Santo, desde la perspectiva de gestión de documentos basada en la teoría de las tres edades documentales, correlacionados por el modelo Records Continuum, respecto a los documentos digitales. Se trata de una investigación cualitativa y aplicada. Exploratoria y descriptiva sobre los objetivos, aplica el estudio de caso como procedimiento metodológico. Expone, a través de procedimientos regulares del poder público estatal, la potencialidad del Records Continuum para el tratamiento de documentos digitales, considerando la creación, el flujo y la difusión. Por tanto, como resultado de la investigación, en el estudio de caso analizado, la gestión de documentos bajo la perspectiva del ciclo vital está bien estructurada y consistente, sin embargo existe la posibilidad de colaboración del modelo Records Continuum al tratar de un documento archivístico digital. De esta manera, se concluye que los fundamentos teóricos y metodológicos del Records Continuum ayudan en los procesos de tratamiento documental para promover la celeridad y transparencia de los trámites públicos al servicio de instituciones y sus sujetos de derecho.