Self-contained, self-referenced, and self-documented digital documents in PDF format to support extended publication
Keywords:
Self-contained document, Self-referenced document, Self-documenting document, Expanded publication, Digital document in PDF formatAbstract
The context and use of archival documents change over time, making them active agents in a society with new dynamics. Digital documents in PDF format, whether self-contained, self-referenced, or self-documented, are required in many areas such as extended publishing. Objectives: to investigate the conceptual elements and computational tools appropriate for creating self-contained, self-referenced, and self-documented digital documents in PDF format, complying with FAIR principles and in an expanded publication context; and create a procedural flow to adapt digital documents in PDF format, from course completion work, to become self-contained and self-documenting. Methods: descriptive exploratory research and bibliographic survey. The scenario for experimenting was a collection of course conclusion works. Results: conceptual presentation of the characterizations of self-contained, self-referenced, and self-documented documents and their pertinence with the FAIR principles and extended publication; choice of three tools for incorporating attachments and metadata and validation for the PDF/A standard, based on 12 functions designed considering aspects relevant to the research context; procedural flow with use demonstration to guide the user in depositing the course completion work. Conclusions: Documents with attachments and embedded metadata are important as support for extended publication due to the linking of their content to their supplementary data.
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